CNBTV.CO.ID – BALIKPAPAN – Anggota Komisi IV DPRD Kota Balikpapan Hj Iim Rahman menilai pengelolaan arsip digital semakin penting di tengah perkembangan teknologi informasi dan tingginya risiko kehilangan dokumen akibat bencana. Karena itu, ia mengapresiasi prestasi yang diraih Kecamatan Balikpapan Tengah sebagai Terbaik Ketiga dalam pengelolaan arsip digital.
Menurut Iim, capaian tersebut menjadi bagian dari upaya mendorong tata kelola administrasi yang lebih modern, efektif, dan aman. Ia berharap prestasi tersebut dapat menjadi motivasi untuk terus meningkatkan kualitas pengelolaan arsip di tingkat kecamatan.
“Alhamdulillah, mudah-mudahan setelah ini bisa juara satu,” kata Iim.
Politisi Fraksi PKS yang berasal dari Daerah Pemilihan Balikpapan Tengah itu mengatakan, keberadaan arsip digital memiliki peran strategis, terutama mengingat kondisi geografis Kota Balikpapan yang rentan terhadap bencana seperti banjir dan kebakaran.
Dalam situasi tersebut, arsip digital dapat berfungsi sebagai cadangan data apabila dokumen fisik mengalami kerusakan atau hilang. Menurut dia, langkah digitalisasi dokumen menjadi salah satu bentuk mitigasi risiko yang perlu diperkuat.
“Balikpapan dengan konturnya seperti ini rawan banjir dan rawan kebakaran. Nah, arsip digital ini penting sebagai cadangan data,” ujarnya.
Iim mengungkapkan, kesadaran masyarakat untuk menyimpan dokumen penting secara digital masih perlu ditingkatkan. Padahal, keberadaan salinan digital dapat membantu ketika dokumen dibutuhkan secara mendesak.
Ia mencontohkan, dalam kondisi darurat seseorang kerap kesulitan menemukan dokumen yang diperlukan. Karena itu, penyimpanan digital dapat menjadi solusi untuk memastikan data tetap tersedia dan mudah diakses.
“Kadang-kadang orang kalau sudah emergency itu tidak ingat. Tapi kalau kita punya cadangan data, tentu akan sangat membantu,” katanya.
Lebih lanjut, Iim berharap pemanfaatan arsip digital tidak hanya terbatas pada dokumen pribadi, tetapi juga mencakup berbagai dokumen penting lainnya. Dengan demikian, data dapat tersimpan lebih aman dan lebih mudah diakses ketika diperlukan.
Menurut dia, pengelolaan arsip yang baik juga dapat membantu mengurangi berbagai persoalan administrasi di kemudian hari, termasuk sengketa yang berkaitan dengan dokumen keluarga atau kepemilikan aset.
“Jadi data arsip itu tidak dicari ketika sudah terjadi persoalan, misalnya sengketa warisan dan sebagainya. Karena itu pelan-pelan masyarakat harus mulai memahami pentingnya arsip digital,” tuturnya.
Selain mengapresiasi prestasi Balikpapan Tengah, Iim mengatakan dirinya terus mengedukasi masyarakat mengenai pentingnya mengarsipkan dokumen secara digital sebagai bagian dari adaptasi terhadap perkembangan teknologi.
Ia mendorong masyarakat mulai menyimpan salinan digital berbagai dokumen penting, seperti ijazah, sertifikat rumah, maupun sertifikat tanah, guna mengurangi risiko kehilangan data di masa mendatang.
“Ya, saat ini saya masih sering mengedukasi dan mengajak masyarakat untuk mulai mengarsipkan semua data-data penting seperti ijazah, sertifikat rumah atau tanah secara digital,” pungkasnya. (*)
